Предпродажная подготовка товара является одним из критически важных этапов розничной реализации товара. В настоящем документе рассматриваются аспекты подготовки товара к розничной реализации в залах со свободным доступом и автоматизированными рабочими местами кассиров.

Для того чтобы подготовить товар к продаже, необходимо:

Во-первых, принять заказ и подобрать для него товар на складе. Найти товар на местах хранения, распаковать пачки, отобрать заказанное количество, накинуть суперобложки. Для подбора товара необходимо обеспечить подборщика заданием на подбор. Такое задание может быть как в виде печатного документа, аналогичного накладной, или в виде ленты или листа с самоклеящимися этикетками - ценниками. В последнем случае, как показывает опыт, этикетки должны быть достаточно большие (а, значит дорогие), чтобы вместить необходимую информацию.

Во-вторых, наклеить на товар этикетку со штриховым кодом магазина и ценником. Этикетка со штриховым кодом может быть совмещена с ценником. В том случае, если все перечисленные ниже пункты выполняются:

• на книге нанесен штриховой код
• этот штриховой код сформирован на основе ISBN (является кодом EAN) и
• ISBN гарантированно не повторяется (официально куплен и является уникальным) и
• нанесенный штриховой код уверенно считывается сканером,

В-третьих, наклеить защитную этикетку.

В-четвертых, при необходимости, ламинировать комплект или дорогой товар.

В-пятых, уложить посыл в специализированную тару (пластиковую корзину с крышкой 500 руб/корзина), сформировать электронную накладную и товарно-транспортные документы.

В-шестых, отправить извещение о поставке (электронную накладную) по электронной почте или в режиме on-line через WEB.

Как видно из схемы процесс предпродажной подготовки включает в себя следующие функции (шаги):

1. Прием заказа. Здесь происходит прием заказа. Заказ поступает в электронном виде. Частота поступления и способ отправки заказа оговариваются с поставщиком.

2. Формирование задания на подбор товара. Данная функция, используя информацию о товарных остатках склада поставщика и местах размещения товара, формирует задание на подбор товара, этикетки и ценники.

3. Подбор и подготовка товара. Получив задание на подбор, комплектовщик (работник склада) осуществляет сбор заказа и нанесение на товар штриховых и защитных этикеток и ценников.

4. Формирование товарно-транспортных документов. На готовый товар к продаже товар оформляются товарно-транспортные документы - накладная и счет фактура.

5. Отгрузка товара. Заказчик извещается об отправке в его адрес товара и происходит доставка товара.

Процесс предпродажной подготовки товара начинается с приема заказа от торговой точки. Заказ поступает, как правило, по электронной почте в виде файла формата DBF(XML). Заказ содержит в себе информацию о заказываемых товарах и включает в себя следующие обязательные элементы:

• Артикул - код, уникальный идентификатор товара, присваиваемый поставщиком. Как правило, это код товара в товарной базе поставщика.

• Штриховой код - штриховой код товара, используемый кассовым аппаратом торговой точки для идентификации товара и определения розничной цены.

• Краткое наименование товара - коммерческое наименование товара, используемое для печати наименования товара на контрольной ленте кассового аппарата и визуального контроля над процессом прохождения документов и наклеивания ценников и этикеток

• Заказ - количество экземпляров товара, заказанного торговой точкой.

• Розничная цена - розничная цена товара на торговой точке.

Принятый заказ передается в процесс "Формирование задания на подбор товара". Данный процесс использует информацию о товарных остатках поставщика и местах их хранения. Такая информация поступает в программный комплекс "Издатель" в виде файла в формате DBF или текста с разделителями. Он должен содержать:

• Артикул

• Остаток - количество экземпляров товара, числящееся на остатках поставщика.

• Место хранения - идентификатор места хранения остатков товара по данному артикулу.

Для начала процесса формирования заданий на подбор товара необходимо импортировать файл остатков в систему программного комплекса "Издатель"

В случае если поставщик использует свою собственную информационную систему для дальнейшей обработки заказа, то он самостоятельно обеспечивает выполнение всех, описанных ниже шагов.

На шаге формирования задания на подбор для каждой позиции заказа происходит определение мест хранения и доступного количества на товарных остатках поставщика. Если количество товара на складе поставщика достаточно для выполнения заказа, то обработанная позиция переносится в задание на подбор, если нет, то в задание на подбор попадает только доступное количество. Разница в количестве переносится в документ "Нет на остатках". Результатом работы процедуры является набор документов на подбор товара отсортированные по местам хранения на складе. Этикетки и ценники. Кроме того, появляется любопытный документ под названием не выполненный заказ. Позиции, выполненные не полностью, или совсем не выполненные отправляются обратно, в адрес заказчика. Тот в свою очередь принимает решение, нужны ли ему эти позиции на следующий день или нет. Если позиции нужны, то они включаются в заказ следующего дня, если нет, исключаются из заказа.

Сформированные здания на подбор и этикетки - ценники передаются подборщику. Последний находит товар на местах хранения, распаковывает пачку, отбирает требуемое количество и наносит этикетку-ценник. Последнюю функцию можно, как это сделано в Торговом Доме, выделить в отдельную операцию. Другими словами, подборщик передает отобранный товар оклейщику, который проверяет подборщика, оклеивая товар этикетками. Очевидно, это имеет смысл делать, если объем заказа относительно велик. Норма подбора и оклейки в Торговом Доме составляет 1000 экземпляров в день на человека, а по данным Санкт-Петербургского Дома Книги - 1500 экземпляров.

На оклеенный этикетками товар создается накладная. Она может быть сформирована одновременно с заданием на подбор, или создана автоматически, путем сканирования отобранного товара. Последний вариант - вручную из остатков склада. В любом случае процесс формирования накладной заканчивается после проверки фактически отобранного товара, количеству, указанному в сформированной накладной и укладке товара по корзинам. Из приведенных выше вариантов наиболее удобным является автоматический вариант со сканированием штриховых кодов. Он позволяет в каждую корзину положить накладную. Недостатком такого подхода является случай, когда одна из позиций отобранного товара попадает в разные корзины. Требования к укладке товара в корзины достаточно просты и очевидны:

Во-первых, в одну корзину укладывается товар только из одной накладной. Категорически не допускается размещение в одной корзине товара из разных накладных.

Во-вторых, укладка товара не должна допускать механических повреждений.

На этапе отгрузки мы рекомендуем не просто отправить электронную накладную по электронной почте, а передать ее через специализированную программу отправки накладной. Это даст Вам 100% гарантию того, что Вы сделали все правильно, и прием вашей накладной не займет более 5 минут на корзину.