Оборот рынка ручек, папок, скрепок, бумаги для
принтера и других офисных принадлежностей в ЮФО составляет, по оценочным
данным, порядка $500 млн в год — столько тратят компании юга на
канцелярские товары.
Без этой "мелочевки" представить работу офиса сложно, но во многих
организациях затраты на нее неоправданно завышены, считают эксперты.
Причина — в отсутствии должного контроля за расходованием канцтоваров и
невнимательный выбор поставщика.
Дороже всего компаниям, как правило, обходится офисная бумага (для
принтеров, факсов и т.д.). Сэкономить на печатной бумаге можно
несколькими простыми способами. Во–первых, стоит хранить ее "под
замком": у офис–менеджера, секретаря или другого ответственного
сотрудника, который также уполномочен "заряжать" принтеры. В одной из
краснодарских компаний рассказали, что такой шаг позволил снизить расход
бумаги в 2 раза.
Второй способ сэкономить — ограничить круг лиц, имеющих доступ к
принтерам.
Третий прием — применение функции двусторонней и буклетной печати (если
такая предусмотрена в имеющейся технике) или повторное использование
бумаги. Так, в некоторых компаниях с наступлением кризиса стали печатать
документы, предназначенные для внутреннего пользования, на обеих
сторонах листа. Сотрудники выбрасывают бумагу в мусорную корзину только
тогда, когда она заполнена с двух сторон. Кстати, к такому способу
экономии прибегли и в администрации Москвы.
Есть технические способы снижения издержек на печать. К примеру,
использование картриджей повышенной емкости. Можно задействовать режим
экономичной печати. В таком случае экономия на краске может составить
70% для черно–белой печати и 50% — для цветной. При этом специалисты не
советуют перезаправлять использованные картриджи: это чревато поломкой
печатной или копировальной техники.
Кроме этого, правильно выбранный агрегат вполне способен принести
компании изрядную экономию. В первую очередь специалисты советуют
выбирать устройства, исходя из конкретных потребностей офиса, как по
объему печати, так и по дополнительным функциям.
При заказе канцтоваров и выборе поставщика следует более тщательно
отнестись к цене за каждое наименование, говорят специалисты. Разброс
цен у разных компаний может быть значительным.
А разница в 1 рубль за единицу товара может привести к значительному
расхождению общей суммы покупки.
Стоит дифференцировать офисные принадлежности в зависимости от статуса
сотрудника: для руководителей покупать имиджевые и дорогие товары
известных брендов, для рядовых сотрудников — попроще. Кроме этого,
отмечают офис–менеджеры компаний, часто не все канцтовары используются
сотрудниками, поэтому перед закупкой стоит провести анкетирование и
выяснить, какие принадлежности нужны, и закупить только их.
http://businesspress.ru/newspaper/article.asp?aid=505226
|
